Як створити таблицю в EXCEL, виконання покрокової інструкції

Що таке EXCEL? Це одна з програм популярного софта Microsoft Office. Програма Microsoft Excel вважається найпотужнішим математичним редактором, функції якого широкі і багатогранні. Тут ми розглянемо найпростіше призначення цієї програми. З її допомогою легко і просто створювати будь-які таблиці з підрахунком результатів. Стаття розрахована на новачка у використанні програми, але припускає, що користувач має уявлення про те, що таке комп’ютер і як працює мишка.

Зміст:

  • Створення таблиці в Excel
  • Крок 1. Визначення структури таблиці
  • Крок 2. Оформлення таблиці в excel
  • Крок 3. Заповнення таблиці даними
  • Крок 4. Підстановка формул в таблицю excel
  • Форматування таблиці excel для друку

Отже, ми розглянемо як створити таблицю в excel, покрокова інструкція. Працюємо в версії Microsoft Excel 2000. Від версії софта залежить зовнішній вигляд інтерфейсу, а принцип і основні функції ідентичні, тому зрозумівши принцип роботи можна легко освоїти будь-який інтерфейс.

Створення таблиці в Excel

Відкривши програму Excel, ми бачимо поле, розділене на осередки, власне, як у готової таблиці. По вертикалі пронумеровані цифрами рядки, а по горизонталі літерами стовпчики. Все робочий простір розділено на осередки, адреса якої записується в такий спосіб A1, В2, С3 і т.д. Дві верхні рядки являють собою панелі меню і інструментів, третій рядок називається рядком формул, останній рядок служить для відображення стану програми.

Верхній рядок показує меню, з яким слід обов’язково ознайомитися. У нашому прикладі нам досить буде вивчити вкладку ФОРМАТ. Нижня рядок показує листи, на яких можна працювати. За замовчуванням представлено 3 листа, той який виділений, називається поточним. Листи можна видаляти і додавати, копіювати і перейменовувати. Для цього достатньо мишкою встати на поточний назва Лист1 і натиснути праву кнопку миші для відкриття контекстного меню.

Крок 1. Визначення структури таблиці

Ми будемо створювати просту відомість по сплаті профспілкових внесків у віртуальній організації. Такий документ складається з 5 стовпців: № п. П., П.І.Б., суми внесків, дати сплати та підписи здає гроші. В кінці документа повинна бути підсумкова сума зібраних грошей.

Для початку перейменуємо поточний лист, назвавши його «Відомість» і видалимо інші. У першому рядку робочого поля введемо назву документа, вставши мишкою в клітинку A1: Відомість по сплаті профспілкових членських внесків в ТОВ «Ікар» за 2017 рік.

У 3 рядку будемо формувати назви стовпців. Вносимо необхідні нам назви послідовно:

  • в осередок A3 – №п.п;
  • B3 – П.І.Б .;
  • C3 – Сума внесків в руб .;
  • D3 – Дата сплати;
  • E3 – Підпис.

Потім намагаємося розтягнути стовпці так, щоб всі написи було видно. Для цього мишку наводимо на кордон літерних позначень стовпців до появи курсору мишки у вигляді + з горизонтальною стрілкою. Тепер просто розсовуємо стовпець на потрібну відстань.

Цей метод необхідно освоїти, так як він дозволяє вручну налаштувати потрібний нам формат. Але існує більш універсальний спосіб, що дозволяє виконати підбір ширини шпальти автоматично. Для цього треба виділити весь текст в рядку №3 і перейти в меню ФОРМАТ – стовпець – Автоподбор ширини. Всі стовпчики вирівнюються по ширині введеного назви. Нижче вводимо цифрові позначення стовпців: 1,2,3,4,5. Вручну коригуємо ширину полів П.І.Б. і підпис.

Крок 2. Оформлення таблиці в excel

Тепер приступаємо до красивого і правильному оформленню шапки таблиці. Спочатку зробимо заголовок таблиці. Для цього виділяємо в 1 рядку осередку від стовпчика A по E, тобто стільки стовпців, наскільки поширюється ширина нашої таблиці. Далі йдемо в меню ФОРМАТ – ОСЕРЕДКУ – ВИРІВНЮВАННЯ. У вкладці ВИРІВНЮВАННЯ ставимо галочку у віконці ОБ’ЄДНАННЯ ОСЕРЕДКІВ і автоматичний підбір ширини групи ВІДОБРАЖЕННЯ, а у вікнах вирівнювання вибираємо параметр ПО ЦЕНТРУ. Потім переходимо на вкладку Шрифт і вибираємо розміри і тип шрифту для красивого заголовка, наприклад, шрифт вибираємо Bookman Old Style, накреслення – напівжирний, розмір – 14. Назва документа розташувалося по центру з підбором по зазначеній ширині.

Інший варіант: можна у вкладці ВИРІВНЮВАННЯ поставити галочки у віконці ОБ’ЄДНАННЯ ОСЕРЕДКІВ і ПЕРЕНЕСЕННЯ ЗА СЛОВАМИ, але тоді доведеться вручну налаштовувати ширину рядка.

Шапку таблиці можна оформити аналогічним чином через меню ФОРМАТ – ОСЕРЕДКУ, додавши роботу зі вкладкою КОРДОНУ. А можна скористатися панеллю інструментів, розташованої під панеллю меню. Вибір шрифту, центрування тексту і обрамлення осередків межами робиться з панелі форматування, яка налаштовується по шляху СЕРВІС – НАЛАШТУВАННЯ – вкладка панелі інструментів – Панель форматування. Тут можна вибрати тип шрифту, розмір напису, визначити стиль і центрування тексту, а також виконати рамку тексту за допомогою визначених кнопок.

Виділяємо діапазон А3: E4, вибираємо тип шрифту Times New Roman CYR, розмір встановлюємо 12, натискаємо кнопку Ж – встановлюємо напівжирний стиль, потім вирівнюємо всі дані по центру спеціальною кнопкою По центру. Переглянути призначення кнопок на панелі форматування можна підвівши курсор мишки на потрібну кнопку. Остання дія з шапкою документа – натиснути кнопку Межі і вибрати те обрамлення осередків, яке необхідно.

Якщо відомість буде дуже довга, то для зручності роботи шапку можна закріпити, при русі вниз вона буде залишатися на екрані. Для цього достатньо встати мишкою в осередок F4 і вибрати пункт Закріплення областей з меню ВІКНО.

Крок 3. Заповнення таблиці даними

Можна починати заносити дані, але для виключення помилок і ідентичності введення краще визначити потрібний формат в тих шпальтах, які цього вимагають. У нас є грошовий стовпець і стовпець дати. Виділяємо один з них. Вибір потрібного формату здійснюється шляхом ФОРМАТ – ОСЕРЕДКУ – вкладка ЧИСЛО. Для стовпця Дата сплати вибираємо формат Дати в зручному для нас вигляді, наприклад, 14.03.99, а для суми внесків можна вказати числовий формат з 2 десятковими знаками.

Поле ПІБ складається з тексту, щоб його не втратити налаштовуємо цей стовпець на вкладці ВИРІВНЮВАННЯ галочкою на ПЕРЕНЕСЕННЯ ЗА СЛОВАМИ. Після цього просто заповнюємо таблицю даними. Після закінчення даних скористаємося кнопкою Межі, попередньо виділивши весь введений текст.

Крок 4. Підстановка формул в таблицю excel

У таблиці залишилося не заповнено поле №п.п. Це зроблено навмисно, щоб показати, як автоматично розставляти нумерацію в програмі. Якщо список великий, то зручніше скористатися формулою. Для початку відліку заповнюємо тільки перший осередок – в А5 ставимо 1. Потім в А6 вставляємо формулу: = A 5 + 1 та поширюємо цей осередок вниз до кінця нашого списку. Для цього встаємо мишкою на осередок A 6 і підвівши курсор мишки до нижнього правого кута комірки, добиваємося, щоб він прийняв форму чорного знака +, за який просто тягнемо вниз на стільки, скільки є тексту в таблиці. Стовпець №п.п. заповнений автоматично.

В кінці списку вставляємо останнім рядком слово РАЗОМ, а в поле 3 вставляємо значок суми з панелі інструментів, виділяючи потрібні осередки: від С5 до кінця списку.

Більш універсальний спосіб роботи з формулами: натиснути на знак = в вірніше панелі (рядку формул) і в випадаючому меню вибрати потрібну функцію, в нашому випадку СУММ (Початкова осередок, останній осередок).

Таким чином, таблиця готова. Її легко редагувати, видаляти і додавати рядки і стовпці. При додаванні рядків усередині виділеного діапазону сумарна формула буде автоматично перераховувати підсумок.

Форматування таблиці excel для друку

Обробка і редагування списків і таблиць зазвичай закінчується їх печаткою. Для цього необхідно попрацювати з меню Фото – Параметри сторінки.

Тут можна вибрати орієнтацію документа, налаштувати ширину полів і виставити масштаб таким чином, щоб документ, наприклад, розміщувався на одній сторінці. За допомогою цих налаштувань можна зменшувати або збільшувати розмір друкованого документа. Зробивши налаштування, спочатку необхідно попередньо переглянути, як виглядає документ на екрані монітора. У разі необхідності можна ще поправити його розташування і тільки після попередньої оцінки відправляти на друк.

Важливо! При роботі з програмою Microsoft Excel потрібно засвоїти:

  1. всі дії виконуються з поточної або виділеним вічком;
  2. виділяти можна рядок, стовпець і діапазон комірок;
  3. команди меню можна застосовувати як до поточної осередку, так і до виділеної області.

У цій статті ми на прикладі розглянули одну тисячну частку можливостей програми EXCEL, освоєння Ексель – захоплюючий процес, а користь від його застосування – колосальна.